El método Kanban es un sistema de gestión de trabajo originario de Japón que ha revolucionado la forma en que las organizaciones planifican, ejecutan y optimizan sus procesos de trabajo.
Nacido originalmente en Toyota como parte de su sistema de producción lean, Kanban ha trascendido el ámbito industrial para convertirse en una metodología clave en diversos sectores, especialmente en desarrollo de software y gestión de proyectos.
Kanban, que significa literalmente «tarjeta visual» en japonés, es una metodología que se centra en visualizar el trabajo, limitar el trabajo en progreso y maximizar la eficiencia.
Su principal objetivo es gestionar y mejorar el flujo de trabajo mediante una representación visual que permite identificar rápidamente cuellos de botella y optimizar los procesos.
Las seis prácticas de la metodología Kanban
1. Visualización del Trabajo
Una de las principales ventajas de este método es que permite ver el progreso del trabajo a medida que avanza por las distintas etapas.
Una tarjeta Kanban comienza en el lado izquierdo del tablero y, conforme el equipo avanza en su tarea, va pasando por las etapas siguientes hasta llegar a la columna de finalizadas.
El tablero está generalmente dividido en columnas que representan diferentes estados de un proyecto: Por hacer, En Progreso y Terminado.
Cada tarea se representa mediante una tarjeta que se mueve entre estas columnas, proporcionando una visión transparente del estado del proyecto.
El primero se refiere a aquellas tareas, actividades u objetivos que aún están pendientes. La segunda, a los puntos que en el presente se están adelantando o llevando a cabo y la última, destaca las acciones que se lograron culminaron.
2. Límite del Trabajo en Progreso (WIP)
Un principio crucial de Kanban es establecer límites máximos para el trabajo en cada etapa. Esto previene la sobrecarga, reduce los tiempos de espera y mejora la eficiencia general del equipo.
3. Gestión del Flujo
Kanban se enfoca en el movimiento suave de las tareas a través del tablero, identificando y eliminando obstáculos que ralentizan el proceso. Limitar el trabajo en curso y optimizar el flujo de tareas ayuda a reducir los tiempos de entrega y asegurar que se entreguen productos relevantes y a tiempo.
4. Hacer explícitas las políticas.
tener transparencia y claridad con todos los involucrados en las etapas, desde los empleados responsables de esa labor hasta los clientes.
5. Circuitos de retroalimentación
Implementar ciclos de retroalimentación, ya que cada sistema basado en flujo necesita ser analizado y revisado a través de reuniones periódicas, permitiendo que los involucrados comprendan los puntos de mejora necesarios.
6. Mejora Continua
Mediante reuniones periódicas y análisis del flujo de trabajo, los equipos pueden identificar ineficiencias y realizar ajustes incrementales. Recoger comentarios tanto de los clientes sobre la calidad del producto, como del equipo sobre el proceso, servirá para hacer ajustes necesarios y mejorar continuamente el flujo y las políticas.
Beneficios de Implementar el método Kanban
- Mayor transparencia: Todos los miembros del equipo pueden ver el estado actual del proyecto en cualquier momento.
- Flexibilidad: A diferencia de otros métodos más rígidos, Kanban permite adaptaciones rápidas sin grandes disrupciones.
- Reducción de desperdicio: Al limitar el trabajo en progreso, se minimizan las tareas inconclusas y se optimizan los recursos.
- Mejora de la Productividad: La visualización clara ayuda a priorizar y enfocar los esfuerzos del equipo.
Kanban no es solo una herramienta, sino una filosofía de trabajo que promueve la eficiencia, la transparencia y la mejora continua. Su simplicidad y adaptabilidad lo convierten en una metodología invaluable para equipos modernos que buscan optimizar sus procesos.
A su concepto, este enfoque no busca cambios drásticos ni disruptivos, sino una transformación gradual basada en el análisis de los flujos de trabajo, la identificación de cuellos de botella y la mejora continua, promoviendo un impacto positivo tanto en las operaciones como en los resultados del negocio.
Por otra parte, nos comentó que las empresas que han compartido su caso de éxito destacan que este tipo de herramientas «mejoran la eficiencia operativa, es decir, que reducen el tiempo de ciclo para la entrega de servicios o productos. Además, disminuyen el tiempo de inactividad y los cuellos de botella en el flujo de trabajo».
Según Goodson, la mayoría de entidades que se han volcado a probar el método han notado una considerable mejora en la calidad del trabajo. Esto, debido a que se reduce la tasa de errores y defectos en los entregables.
También el método ha optimizado la productividad, “aumentando el número de servicios o productos completados en un periodo específico. Algo que mejora en la capacidad de respuesta del equipo ante cambios o demandas».
Finalmente, la representante aseguró que el impacto financiero que se vio en las empresas que implementaron el método fue sorprendente. «Se lograron reducir costos operativos y de producción. Asimismo, se incrementó el retorno de las inversiones».
«La clave es el fortalecimiento de la colaboración entre miembros del equipo y departamentos. La mejora en la comunicación y el entendimiento compartido de los objetivos y prioridades».
¿Qué planes o eventos futuros tienen contemplados para seguir promoviendo el método Kanban?
El evento del Kanban Chile 2025 y algunos meetups para seguir movilizando a la comunidad para expandir el conocimiento del método Kanban tras el éxito de la primera versión realizada en las dependencias de la Universidad Bernardo O´higgins.
BC le apuesta a la implementación del método Kanban
En el competitivo mundo de la tecnología, como BC, hemos encontrado en Kanban una herramienta fundamental para transformar su desarrollo de software y gestión de proyectos.
Esta metodología japonesa ha demostrado ser mucho más que una simple técnica de gestión: es un catalizador de innovación y eficiencia. Además, responde a una necesidad crítica: optimizar procesos en un entorno tecnológico caracterizado por cambios constantes y demandas cada vez más complejas. Fuimos parte del evento Kanban Chile 2024 cómo sponsor y media partner hace algunas semanas destacando el compromiso y profesionalismo del equipo organizador en el desarrollo del evento.
Por otro lado, también ha fomentado una comunicación más fluida entre equipos, derribando silos departamentales tradicionales y promoviendo una colaboración más horizontal y dinámica.
Para BC Tecnología, Kanban no es simplemente una metodología, es una filosofía de trabajo que refleja su compromiso con la innovación tecnológica continua.
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